Le sourcingConstruction du contrat

Définition du sourcing

Le sourcing (la DAJ utilise le terme de sourçage) consiste à consulter, en amont du lancement d’une consultation, des prestataires susceptibles d’apporter à l’acheteur des informations qui lui permettront de rendre plus pertinente sa consultation. Cette pratique est prévue à l’article R2111-1 CCP.

On distingue ici la veille que l’acheteur mène dans le cadre du maintien de ses compétences professionnelles (participation à des salons etc…) de la démarche qui consiste à approfondir avec des sociétés un sujet précis.

Utilité du sourcing

Le sourcing est une composante de la définition du besoin. Son objectif n’est pas d’écrire le cahier des charges avec les sociétés, ce qui serait nécessairement réducteur et induirait un risque fort de rupture d’égalité entre participants et non participants au sourcing. Il s’agit plutôt :

• de vérifier la pertinence des hypothèses que l’acheteur a pu formuler (durée, allotissement, choix techniques, financiers etc…) et de contrôler que la construction de la consultation est en phase avec les contraintes du marché ;
• d’alerter les sociétés sur la consultation à venir et de susciter leur intérêt. Le sourcing revêt une dimension « communication » qu’il n’est pas inutile de prendre en compte.

Par ailleurs, ne pas se soucier du sourcing fait peser de forts risques sur la performance des achats :

• mauvaise compréhension du marché fournisseur,
• risque de carence dans le dossier de consultation,
• risque d’absence de réponse, ou de réponses inappropriées

Les outils du sourcing

L’objectif du sourcing est d’analyser le positionnement des fournisseurs potentiels sur le marché, et d’en tirer les enseignements permettant de construire la stratégie achat adéquate.

Un des principaux outils d’analyse consiste à apprécier, pour un achat donné, les forces et les faiblesses des fournisseurs donnés sur les 5 axes suivants (matrice de Porter) :

• Quelle est l’état de la concurrence entre les fournisseurs potentiels ?
• Existe-t-il de nouveaux entrants venant menacer les fournisseurs déjà en place ?
• Quel est le pouvoir de négociation des clients vis-à-vis des fournisseurs ?
• Quelles sont les avancées techniques susceptibles d’impacter le marché fournisseurs (produits de substitution, innovation) ?
• Quel est le pouvoir de négociation des fournisseurs vis-à-vis des clients

Le schéma ci-dessous résume la mise en œuvre de cet outil :

Formalisme du sourcing

Principe : l’absence de formalisme

L’intérêt du sourcing est qu’il n’est pas soumis à un formalisme particulier : l’acheteur l’organise comme il le souhaite. Il doit cependant prendre des précautions (voir plus bas) permettant de respecter les principes de la commande publique.

L’avis de sourcing

Le sourcing peut faire l’objet d’un avis permettant aux sociétés intéressées de se manifester auprès de l’acheteur en vue de participer à la phase de discussions elle-même (un modèle est annexé au guide de la DAE mentionné à la fin de cette page). On parle d’appel à compétences. L’acheteur précise dans cet avis, ou dans des documents accessibles, les informations permettant de préparer le sourcing (périmètre envisagé, éléments financiers, planning prévisionnel…). Le niveau de détails adéquat permettra également à l’acheteur d’éviter d’avancer la publication si, lors de la consultation elle-même, des candidats lui reprochent d’avoir fourni des informations préférentiellement aux participants au sourcing.

Afin de se prémunir contre les risques de contestation, il est conseillé à l’acheteur de se ménager des marges de manœuvre, en indiquant par exemple le caractère prévisionnel des informations livrées ou en se réservant la possibilité de ne pas auditionner toutes les sociétés qui auront répondu. Il est également conseillé de donner des garanties aux sociétés qui participeront au sourcing en indiquant que les réponses de leur part ne sont pas engageantes et que, en tout état de cause, la confidentialité des échanges sera sauvegardée.

Il est également de bonne pratique d’inclure dans le dossier de la consultation la procédure qui a fait l’objet d’un sourcing, de récapituler les informations qui ont pu être données lors du sourcing, et ce afin que tous les candidats soient au même niveau de connaissance.

Le mention du sourcing dans le rapport de présentation

Le décret prévoit (article R2184-3) que l’acheteur doit justifier dans le rapport de présentation la régularité de son sourcing (procédures formalisées). Les précautions mentionnées plus haut pourront être détaillées à cette occasion.

Précautions lors du sourcing

Le sourçage ne doit pas avoir pour effet :

• de fausser la concurrence ;
• de violer les principes de la commande publique.

Il est de la responsabilité de l’acheteur de prendre les mesures appropriées (Article R2111-2), par exemple :

• la DAE préconise de rédiger un compte-rendu des échanges. A tout le le moins, la formalisation de la synthèse doit être envisagée ;
• laisser suffisamment de temps entre la fin du sourcing et le début de la consultation (le guide de la DAE évoque toutefois un délai d’une semaine) ;
• Inclure dans les documents de consultations toutes les informations transmises en amont à certains candidats.

• Faire le sourcing à un moment adéquat : pas trop tôt afin d’avoir une vision claire des apports que les participants peuvent apporter, ni trop tard afin de conserver le temps nécessaire pour tirer toutes les conséquences de cette phase ;
• Ne pas chercher à pré-sélectionner les sociétés : le sourcing doit rester une discussion générale sur l’état du marché, sur la stratégie des entreprises, sur le contexte règlementaire (nécessité d’obtention d’agréments…), sur la maturité en termes d’interopérabilité avec d’autres outils…