Une démarche achat viable ne peut s’appuyer que sur une organisation du service achats cohérente et suffisamment dimensionnée par rapport aux besoins de l’acheteur. Les difficultés rencontrées dans les process achats tiennent souvent à une organisation défaillante. Cette page a pour objet de donner quelques points de repère concernant l’organisation des achats.

Les acteurs

L’organisation achats nécessite de distinguer les différentes fonctions nécessaires à la conduite des achats.

La fonction de prescripteur

Le prescripteur est celui qui édicte le besoin en termes de fonctionnalités, de performances attendues, de contraintes techniques à respecter. Si possible, il est « super -utilisateur », c’est à dire expert du besoin. A défaut, il est directement utilisateur final de l’achat.

La fonction achat

L’acheteur est chargé de l’achat en tant que tel. Il concilie le besoin du prescripteur avec les objectifs plus globaux de l’entité (objectifs financiers, politiques achats…). Il maîtrise le marché fournisseurs et surtout la relation avec ces derniers. S’il ne peut arbitrer lui-même la pertinence de l’achat (on ne peut pas être expert en tout…), il s’appuie si possible sur une expertise achat distincte du prescripteur.

La conduite de projet

Elle consiste à animer la démarche achat dans sa globalité dans une logique « projet ». L’acheteur a vocation à remplir ce rôle. Mais, pour des projets particulièrement complexes dont la conduite est incompatible avec la charge de l’acheteur, il arrive qu’elle soit externalisée à un service transversal.

La fonction de contrôle juridique

Elle consiste à valider la procédure d’un point de vue règlementaire.

La fonction d’approvisionnement

L’approvisionnement consiste à mettre en œuvre pratiquement l’achat. Il s’agit de prendre en charge l’exécution du marché, en lien avec l’acheteur, le fournisseur et l’approvisionneur. Cette fonction est souvent négligée alors qu’elle revêt une importance majeure dans la réussite de l’achat.

La fonction financière

Cette fonction consiste à prendre en charge le mandatement de la dépense. Les enjeux économiques liés au paiement, pour l’entité publique comme pour le fournisseur, nécessitent que tous les aspects de cette fonction soit totalement efficients (dématérialisation des flux financiers, contrôle du service fait, vérification de l’absence de fraude…) et évidemment suivi budgétaire.

Le contrôle de gestion

Cette fonction relativement nouvelle consiste à doter l’achat d’outils de suivi permettant de caractériser la performance du process. La mise en œuvre de cette fonction suppose donc des objectifs (en termes de gains, délais, qualité de l’achat, efficience des moyens…) déclinés en indicateurs, des moyens de suivre ces indicateurs, et un pilotage global de la performance (quelles actions de progrès ?)

Le tableau ci-dessous récapitule les fonctions listées.

Phases Missions Compétences
Phase expression du besoin
  • Expression du besoin d'un point de vue fonctionnel
  • Organisation du recueil du besoin
Utilisateur / prescripteur / expert technique
Phase arbitrage des achats
  • Analyse du besoin d'un point de vue fonctionnel afin de vérifier l'opportunité de la demande d'achat
  • Centralisation et rationalisation des achats (standardisation, regroupement des commandes...)
  • Choix de la procédure (opportunité marché fournisseurs - nomenclature)
  • Vérification vis-à-vis de la prévision budgétaire
Achat / conduite de projet
  • Analyse du marché fournisseur
  • Veille technique et concurrentielle
  • Analyse du besoin
  • Rédaction des clauses techniques des marchés
Utilisateur / prescripteur / expert technique
  • Vérification du choix de la procédure vis-à-vis de la nomenclature des achats et des conditions règlementaires
Juridique
Procédure de choix
  • Lancement de la procédure
  • Négociation le cas échéant
  • Mise au point du marché
Achat / conduite de projet
  • Participer à l'analyse des offres
Utilisateur / prescripteur / expert technique
  • Visa des dossiers de consultation
  • Suivi de la procédure d'un point de vue règlementaire
Juridique
Exécution du marché
  • Emission des commandes
  • Gestion du stock et des livraisons
  • Liquidation des factures
  • Gestion des litiges "logistiques"
  • Reporting vers l'acheteur
  • Participer à l'amélioration des clauses logistiques des cahiers des charges
Approvisionnement
  • Suivi contractuel (reconduction, révision des prix, avenants, litiges "contractuels" etc...)
  • Contrôle de la bonne utilisation du produit
Achat / conduite de projet
  • Mandater les factures
  • S'assurer que les factures soient enregistrées dès leur arrivée
  • Faire respecter le délai global de paiement
Financière
  • Intervention en cas de litige ou en appui en cas de difficulté dans l'application des clauses du marché
Juridique
Evaluation
  • Animer le processus d'évaluation
Contrôle de gestion
  • Participer à l'évaluation des fournisseurs et du processus d'achat
Achat / conduite de projet

Les liaisons dangereuses

Il ne suffit pas que les différentes fonctions mentionnées plus haut soient présentes au sein de l’entité publique, encore faut-il qu’elles ne soient pas, pour certaines d’entre elles, cumulées par les mêmes personnes ou par le même service.

Le tableau ci-dessous récapitule ces « liaisons dangereuses » :

Fonctions « liaisons dangereuses »

Utilisateur / Acheteur

L'acheteur doit pouvoir arbitrer les demandes d'achats selon des critères qui ne sont pas seulement ceux des utilisateurs

Utilisateur / Approvisionneur

Cette confusion est très souvent mal ressentie par les utilisateurs dont le cœur de métier n'est certes pas le suivi de l'exécution des marchés

Utilisateur / Expert technique

L'expert technique participe à l'arbitrage des achats au côté de l'acheteur et doit donc avoir une vision objective distincte de celle de l'utilisateur

Acheteur / Juriste

Souvent l'acheteur a des compétences juridiques et le juriste entend les contraintes de l'achat, mais leur confrontation est un facteur important de la qualité des achats

Acheteur / Financier

Il est préférable que l'orthodoxie budgétaire soit garantie par des personnes qui ne prennent pas en charge les achats. Sinon, attention à la schizophrénie

Acheteur / Contrôle de gestion

Dans la mesure où il est difficile de s'évaluer soi-même, il est préférable de distinguer les deux fonctions

Acheteur / Approvisionneur

L'approvisionnement est le complément naturel de l'achat. Mais individualiser les missions peut permettre de rendre les uns et les autres plus efficaces

Acheteur / Expert technique

L'idéal est que l'acheteur ait des compétences techniques pour arbitrer les demandes des utilisateurs

Contrôle de gestion / Financier

Cette association permet de faciliter le rapprochement entre l'évaluation des achats et le suivi budgétaire

 

- Article révisé le 10 mai 2022