Une démarche achat viable ne peut s’appuyer que sur une organisation du service achats cohérente et suffisamment dimensionnée par rapport aux besoins de l’acheteur. Les difficultés rencontrées dans les process achats tiennent souvent à une organisation défaillante. Cette page a pour objet de donner quelques points de repère concernant l’organisation des achats.

Les acteurs

L’organisation achats nécessite de distinguer les différentes fonctions nécessaires à la conduite des achats.

La fonction de prescripteur

Le prescripteur est celui qui édicte le besoin en termes de fonctionnalités, de performances attendues, de contraintes techniques à respecter. Si possible, il est « super -utilisateur », c’est à dire expert du besoin. A défaut, il est directement utilisateur final de l’achat.

La fonction achat

L’acheteur est chargé de l’achat en tant que tel. Il concilie le besoin du prescripteur avec les objectifs plus globaux de l’entité (objectifs financiers, politiques achats…). Il maîtrise le marché fournisseurs et surtout la relation avec ces derniers. S’il ne peut arbitrer lui-même la pertinence de l’achat (on ne peut pas être expert en tout…), il s’appuie si possible sur une expertise achat distincte du prescripteur.

La conduite de projet

Elle consiste à animer la démarche achat dans sa globalité dans une logique « projet ». L’acheteur a vocation à remplir ce rôle. Mais, pour des projets particulièrement complexes dont la conduite est incompatible avec la charge de l’acheteur, il arrive qu’elle soit externalisée à un service transversal.

La fonction de contrôle juridique

Elle consiste à valider la procédure d’un point de vue règlementaire.

La fonction d’approvisionnement

L’approvisionnement consiste à mettre en œuvre pratiquement l’achat. Il s’agit de prendre en charge l’exécution du marché, en lien avec l’acheteur, le fournisseur et l’approvisionneur. Cette fonction est souvent négligée alors qu’elle revêt une importance majeure dans la réussite de l’achat.

La fonction financière

Cette fonction consiste à prendre en charge le mandatement de la dépense. Les enjeux économiques liés au paiement, pour l’entité publique comme pour le fournisseur, nécessitent que tous les aspects de cette fonction soit totalement efficients (dématérialisation des flux financiers, contrôle du service fait, vérification de l’absence de fraude…) et évidemment suivi budgétaire.

Le contrôle de gestion

Cette fonction relativement nouvelle consiste à doter l’achat d’outils de suivi permettant de caractériser la performance du process. La mise en œuvre de cette fonction suppose donc des objectifs (en termes de gains, délais, qualité de l’achat, efficience des moyens…) déclinés en indicateurs, des moyens de suivre ces indicateurs, et un pilotage global de la performance (quelles actions de progrès ?)

Le tableau ci-dessous récapitule les fonctions listées.

Missions achats

Les liaisons dangereuses

Il ne suffit pas que les différentes fonctions mentionnées plus haut soient présentes au sein de l’entité publique, encore faut-il qu’elles ne soient pas, pour certaines d’entre elles, cumulées par les mêmes personnes ou par le même service.

Le tableau ci-dessous récapitule ces « liaisons dangereuses » :

Fonctions « liaisons dangereuses »

Utilisateur / Acheteur

L'acheteur doit pouvoir arbitrer les demandes d'achats selon des critères qui ne sont pas seulement ceux des utilisateurs

Utilisateur / Approvisionneur

Cette confusion est très souvent mal ressentie par les utilisateurs dont le cœur de métier n'est certes pas le suivi de l'exécution des marchés

Utilisateur / Expert technique

L'expert technique participe à l'arbitrage des achats au côté de l'acheteur et doit donc avoir une vision objective distincte de celle de l'utilisateur

Acheteur / Juriste

Souvent l'acheteur a des compétences juridiques et le juriste entend les contraintes de l'achat, mais leur confrontation est un facteur important de la qualité des achats

Acheteur / Financier

Il est préférable que l'orthodoxie budgétaire soit garantie par des personnes qui ne prennent pas en charge les achats. Sinon, attention à la schizophrénie

Acheteur / Contrôle de gestion

Dans la mesure où il est difficile de s'évaluer soi-même, il est préférable de distinguer les deux fonctions

Acheteur / Approvisionneur

L'approvisionnement est le complément naturel de l'achat. Mais individualiser les missions peut permettre de rendre les uns et les autres plus efficaces

Acheteur / Expert technique

L'idéal est que l'acheteur ait des compétences techniques pour arbitrer les demandes des utilisateurs

Contrôle de gestion / Financier

Cette association permet de faciliter le rapprochement entre l'évaluation des achats et le suivi budgétaire

 

- Article révisé le 21 octobre 2020