La conduite de projet est l’élément dynamique qui assemble dans une même cohérence les compétences des intervenants.
Il est important de ne pas laisser au prestataire le soin de définir les éléments essentiels de la conduite de projet. Cette conduite doit être dessinée dans le contrat autant que possible dans le cahier des charges, puis précisée lors de la phase préparatoire.
Il ne s’agit pas ici de décrire les méthodes propres à chaque type d’achat mais d’exposer les points qui se retrouvent dans les achats présentant un degré de complexité certain (nombre d’acteurs importants, process de validation étagé….). Évidemment, la formalisation de ces points ne sera pas menée avec la même intensité en fonction du type d’achat mis en œuvre.
Les acteurs
Le tandem initial
Le donneur d’ordre
Le donneur d’ordre est l’entité qui applique le code de la commande publique afin de faire réaliser une prestation pour elle-même ou pour les personnes qu’elle représente. Dans certains domaines (travaux, informatique), il est courant d’utiliser le terme de maîtrise d’ouvrage pour désigner le donneur d’ordre.
Le donneur d’ordre a la responsabilité de :
- définir de manière suffisante les besoins,
- définir l’enveloppe financière et assurer le financement,
- définir la procédure selon laquelle la consultation sera réalisée,
- définir le cadre contractuel (durée du contrat, délai d’exécution, modalités de vérification, modalités de paiement…),
- piloter la réalisation des prestations, même si elle peut en cela se faire assister par un tiers (voir plus bas),
- exécuter le contrat de bonne foi.
L’entreprise chargée de la réalisation
Il s’agit de l’entreprise qui exécute la prestation prévue au contrat. A ce titre, elle est soumise à plusieurs types d’obligation :
Obligations de moyens ou de résultat : en fonction du degré d’exigence prévu par le contrat, le titulaire du marché est tenu par :
- une obligation résultat : réaliser une prestation donnée selon les modalités fixées au contrat (fournir tel niveau de qualité à telle date à tel endroit…),
- une obligation de moyen : mettre tous les moyens dont il dispose pour réaliser les prestations décrites,
- une obligation de conseil : en tant que professionnel dans son secteur, l’entreprise qui réalise la prestation est tenue d’une obligation de conseil. Elle doit par exemple l’alerter des risques liés à la mise en œuvre de telle méthode ou de tel produit.
Le plus souvent, les marchés publics prévoient les deux types d’obligation. Pour cette raison, il est essentiel que les obligations de résultat soient clairement identifiées dans les cahiers des charges. En effet :
- En cas de manquement à une obligation de résultat, la preuve de l’absence de faute doit être apportée par le titulaire,
- En cas de manquement à une obligation de moyen, c’est à la personne publique de prouver la faute du titulaire.
Les acteurs supplémentaires
Des acteurs complémentaires interviennent régulièrement dans les achats complexes. Sans viser l’exhaustivité, on peut citer les intervenants suivants.
La maîtrise d’œuvre
Vis-à-vis du donneur d’ordre, le maître d’œuvre a la responsabilité des aspects suivants :
- la conception des prestations à réaliser (par exemple en matière de travaux),
- le suivi technique de l’exécution des prestations,
- la coordination de l’intervention des différents acteurs.
Le pilote
Il n’est pas rare, dans le cas de projets complexes, que la fonction de conduite de projet soit confié à un tiers. Le pilote (désigné par le terme d’assistant à maîtrise d’ouvrage en matière informatique ou travaux) est chargé de mettre en œuvre, pour le compte du donneur d’ordre, les outils permettant d’atteindre les objectifs du projet.
L’expert technique
L’expert technique est chargé d’apporter un regard extérieur sur la réalisation de la prestation. Son intervention peut être prévue par la règlementation (par exemple contrôleur technique ou coordonnateur sécurité et protection de la santé dans le domaine des travaux) ou être à l’initiative du donneur d’ordre (audit externe par exemple).
Pour chacun des acteurs, il est essentiel, pour la bonne marche du projet, qu’un interlocuteur unique soit désigné, qui sera chargé ensuite de centraliser et diffuser les informations au sein de son entité.
La mise en place de la conduite de projet
La phase de cadrage
La phase de cadrage consiste, en partant du contrat, à mettre en place le dispositif qui permettra de réaliser les prestations. Dans les cas complexes, les cahiers des charges et l’offre du titulaire ne peuvent en effet prévoir tous les cas de figure. Une couche « projet » intermédiaire doit être formalisée.
C’est lors de cette phase que les outils de pilotage sont finalisés.
La mise en place de l’équipe du prestataire
La mise en place de l’équipe de réalisation est un point essentiel. Le donneur d’ordre peut être amené, sur la base d’une matrice de compétence, à valider la composition de cette équipe. Cette matrice permet de vérifier que tous les secteurs de compétences requis sont couverts.
Par exemple pour le pilotage :
En cours d’exécution, il faudra veiller à ce que le remplacement des compétences -clés se fassent en cohérence avec les impératifs du projet et en accord avec le donneur d’ordre.
L’offre du prestataire, ou les documents projets, décrit également les modalités selon lesquelles les membres de l’équipe, surtout lorsqu’il s’agit de nouveaux arrivants, acquièrent le degré de connaissance et de compétence nécessaire à leurs missions (tutorat de la part des « anciens », formations sur le projet, rédaction d’un guide projet etc…).
Ci-dessous un exemple de cycle montrant la gestion des compétences au sein d’une équipe :
La récupération des informations nécessaires
La connaissance de l’existant peut nécessiter des échanges de documents ou d’informations qui n’ont pas pu se faire lors de la phase de sélection (description d’un existant technique, discussion avec des utilisateurs ou experts concernant l’historique en place etc…).
Idéalement, ces prérequis à la réalisation de la prestation, ainsi que les délais de transmission, sont mentionnés dans le cahier des charges.
La comitologie
Il s’agit de la description des instances chargées de suivre le projet (validation des livrables, validation des orientations stratégiques, suivi contractuel, suivi de l’équipe projet etc….).
Le schéma ci-dessous donne un exemple de comitologie projet.
L’équipe proposée par le titulaire doit être en principe en cohérence avec la comitologie. Si trois niveaux de comitologie sont prévus, trois niveaux hiérarchiques doivent apparaître dans l’équipe du prestataire.
A l’issue de la phase de cadrage, les points suivants doivent être fixés :
- le rôle des instances,
- leur composition (qui participe ?),
- leur rythme de réunion,
- le lieu dans lequel ils doivent se tenir
- l’acteur chargé d’en assurer la préparation, l’animation et le compte-rendu.
La mise en place des outils de suivi du projet
Le planning projet
Le planning prévisionnel du projet est établi à partir des différents éléments (tâches, ressources, charges de travail prévues) connus lors de la phase de cadrage. Le planning est mis à jour lors de la phase d’exécution du projet. Les charges de travail consommées et restant à produire notamment doivent être régulièrement introduites dans l’outil pour contrôler la tenue des objectifs de délais et de coûts.
L’échéancier de paiement
Calé sur le planning du projet, l’échéancier de paiement détaille les différents termes de paiement en fonction de l’avancement prévisionnel du projet. Cet échéancier est recalé si nécessaire tout au long du projet.
Le Plan Assurance Qualité (PAQ)
Lors de la phase de cadrage, le titulaire rédige en concertation avec le donneur d’ordre le Plan d’Assurance Qualité, consignant, dans un cadre formalisé, les objectifs et moyens mis en œuvre pour satisfaire aux exigences de l’acheteur dans le cadre de l’ensemble des prestations du marché.
Le PAQ est ensuite mis à jour si nécessaire, au cours de l’exécution des prestations, par le titulaire. Le Plan Assurance Qualité (PAQ) décrit les règles que les intervenants s’engagent à respecter afin de mener à bien le projet.
Le schéma ci-dessous décrit les rubriques abordées dans un PAQ (périmètre à adapter en fonction de ce que déjà le contrat).
La matrice des risques
La matrice des risques permet de quantifier l’impact de tel ou tel risque et de définir les mesures correctives qui pourraient intervenir. L’objectif est d’éviter la survenance d’événements mettant en cause les objectifs du projet. La matrice des risques identifiés et des actions correctives est mise à jour lors de la revue du projet.
A titre d’exemple, voici ci-dessous un exemple de matrice des risques (extrait).
Le processus de gestion des alertes et d’escalade
Les processus de gestion des alertes et d’escalade a pour objectif de traiter les incidents entre les différents acteurs de la façon la plus rapide et la plus transparente possible.
Le contrat ou les documents relatifs au suivi de la qualité comprennent :
- Un processus de gestion des alertes à dérouler conjointement par l’acheteur et le titulaire. Sont précisés les réponses aux questions suivantes :
- Qui alerte ?
- Qui est alerté?
- Quel outil de communication ?
- Quel délai ?
- Quelle traçabilité ?
- Un processus de traitement des escalades (traitement par les différents niveaux de comitologie du projet, puis par une instance spécifique).
