Le process de notificationProcédures de passation : La conduite de la procédure

La chronologie des opérations menant à la notification

Procédures formalisées

1. Rapport d’analyse des offres
2. Demande à l’entreprise retenue de ses certificats fiscaux/sociaux
3. Décision d’attribution
4. Envoi des courriers aux candidats non retenus
5. Délai minimum obligatoire entre l’envoi et la signature de l’acte d’engagement,
   dit délai de stand still (article R2182-1) :
   16 jours (si envoi postal),
   11 jours (si envoi électronique)
6. Demande de précision d’un candidat non retenu
7. Délai maximum obligatoire entre la demande et la réponse :
   15 jours
8. Signature de l’acte d’engagement
9. Réponse au candidat non retenu
10. Avis d’attribution

Le délai de stand still ne concerne pas les marchés subséquents issus d’accord-cadre et les marchés spécifiques issus de systèmes d’acquisition dynamique.

Concernant l’obligation de répondre dans les 15 J à un candidat écarté :

1. Sont communiquées à tous les candidats qui en font la demande les raisons de l’élimination de leur offre ;
2. Sont communiquées (toujours sur demande) seulement à ceux dont l’offre n’a pas été écartée parce qu’elle était irrégulière, inacceptable ou inappropriée (Article R2181-4) ;
   1. Lorsque les négociations ou le dialogue ne sont pas encore achevés, les informations relatives au déroulement et à l’avancement des négociations ou du dialogue,
   2. Lorsque le marché public a été attribué, les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom du titulaire.

Procédures adaptées

Trois possibilités s’offrent aux acheteurs.

Choix 1 : pas de publication

La chronologie est alors la suivante :

1. Rapport d’analyse des offres
2. Demande à l’entreprise retenue de ses certificats fiscaux/sociaux
3. Obligatoire même pour les MAPA
4. Décision d’attribution
5. Envoi des courriers aux candidats non retenus
6. L’article R2181-2 impose l’information des candidats non retenus,
   mais sans obligation d’un délai de stand still.
7. Demande éventuelle de précision d’un candidat non retenu
8. Délai maximum obligatoire de 15 jours (article R2181-2) également valable pour les MAPA
9. Signature de l’acte d’engagement
10. Réponse au candidat non retenu

Choix 2 : publication d’un avis d’attribution

La chronologie est la même que celle du cas 1. L’avis d’attribution permet de limiter la possibilité d’un référé contractuel à 31 jours à compter de la parution de l’avis d’attribution.

Choix 3 : l’avis d’intention de conclure

La chronologie est alors la suivante :

1. Rapport d’analyse des offres
2. Demande à l’entreprise retenue de ses certificats fiscaux/sociaux
3. Obligatoire même pour les MAPA
4. Décision d’attribution
5. Publication de l’intention De conclure au JOUE
6. Délai minimum : 11 jours entre la publication et la signature du marché
7. Demande éventuelle de précision d’un candidat non retenu
8. Délai maximum obligatoire de 15 jours (article R2181-2) également valable pour les MAPA
9. Signature de l’acte d’engagement
10. Réponse au candidat non retenu

Conséquence : suppression de la possibilité du référé contractuel

À noter : les courriers aux entreprises non retenues ne sont plus nécessaires

Le rapport de présentation

Utilité du rapport de présentation

Le rapport de présentation permet :

• de décrire les évènement intervenus en cours de procédure ;
• d’expliquer les choix opéré par l’acheteur.

Il s’agit d’un élément essentiel de transparence des procédures, notamment vis-à-vis des entreprises qui ont participé à la consultation.

Mentions à faire figurer dans le rapport de présentation

Les articles R2184-1 et s. fixent les mentions qui doivent figurer dans ce rapport, notamment :

• l’analyse des candidatures et des offres ;
• l’existence des situations particulières justifiant certaines procédures (marché négocié sans publicité ni mise en concurrence, PAN, dialogue compétitif) ;
• les motifs pour lesquels le pouvoir adjudicateur n’a pas alloti le marché public, s’il ne les a pas indiqués dans les documents de la consultation ;
• les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a sollicité l’utilisation de moyens de communication autres que les moyens électroniques pour la transmission des offres ;
• la description des mesures appropriées prises par le pouvoir adjudicateur pour s’assurer que la concurrence n’a pas été faussée par des études et échanges préalables avec des opérateurs économiques ou par la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché public (sourçage) ;
• les conflits d’intérêts décelés et les mesures prises en conséquence.

Les certificats fiscaux et sociaux

L’article R2143 CCP prévoit que les documents suivants soient demandés à l’attributaire :

• la déclaration sur l’honneur concernant l’absence de cas d’exclusion prévus à l’article L. 2141-1 et aux 1° et 3° de l’article L. 2141-4 (article R2143-6) ;
• certificats fiscaux et sociaux prouvant l’absence de cas d’exclusion prévus à l’article L2141-2 (article R2143-7) ;
• Documents prévus aux articles R. 1263-12, D. 8222-5 ou D. 8222-7 ou D.8254-2 à D. 8254-5 du code du travail (article R2143-8) ;
• extrait K ou extrait K bis ou extrait D1 comme moyen de preuve de l’absence de cas d’exclusion mentionnés à l’article L. 2141-3 (article R2143-9) ;
• lorsque le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés (article R2143-9).

Concrètement, pour un marché de service ou de fourniture remporté par un candidat établi en France, les documents suivants sont demandés :

• l’attestation (dite attestation de vigilance) de déclarations sociales (formulaire URSAFF relatif aux déclarations sociales et intitulé « Attestation de fourniture de déclaration des candidats à une commande au moins égale à 5 000 €») datant de moins de six mois par rapport à la date de la demande (article R2143-7) ;
• l’attestation justifiant de la régularité au 31/12/année N-1 (pour les procédures lancées en année N) de la situation du candidat eu égard à ses cotisations sociales (formulaire URSAFF intitulé « Attestation de versement de cotisations et de fourniture de déclaration des candidats attributaires d’un marché public») ;
• l’attestation concernant la situation fiscale datée du jour de la date de la demande ou d’une date ultérieure ;
• le certificat délivré par l’AGEFIPH (déclaration annuelle obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés, mutilés de guerre et assimilés) ;
• la liste nominative des salariés étrangers qui sont soumis à l’autorisation de travail de l’article L 5221-2- du code du travail. Cette liste, établie à partir du registre unique du personnel, précise pour chaque salarié : sa date d’embauche, sa nationalité et le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

Aux termes de l’arrêté du 29 mars 2017, le titulaire pressenti n’a toutefois plus l’obligation de fournir les documents suivants pour les consultations lancées à partir du 1er avril 2017, à condition que le profil d’acheteur dispose d’un système électronique :

• les certificats relatifs à l’impôt sur le revenu, les sociétés et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
• les déclarations sociales et de paiement des cotisations et des contributions de sécurité sociale ;
• les documents relatifs aux cotisations retraite délivrés par l’organisme Pro BTP ;
• le certificat attestant de la régularité de sa situation au regard de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (les candidats ne seront plus tenus de fournir ce certificat à partir du 1er septembre 2017).

Les pièces à demander dans le cas où l’immatriculation de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) est obligatoire, ou lorsqu’il s’agit d’une profession réglementée

L’une des pièces ci-dessous :

• un extrait de l’inscription au RCS (K ou K-bis), délivré par les services du greffe du tribunal de commerce et datant de moins de 3 mois ;
• une carte d’identification justifiant de l’inscription au RM ;
• un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu’y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au RCS ou au RM ou à une liste ou un tableau d’un ordre professionnel, ou la référence de l’agrément délivré par l’autorité compétente ;
• un récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d’inscription.

Sanction en cas de non transmission des pièces demandées

Élimination de l’entreprise attributaire et attribution du marché à l’entreprise classée en seconde position, sous réserve qu’elle-même fournisse les pièce demandées (article R2144-7 CCP).

L’information des candidats non retenus

Mentions à faire figurer dans les courriers

Doivent figurer dans les courriers aux entreprises non retenues les mentions suivantes :

• le nom de l’attributaire ;
• Les motifs qui ont conduit au choix de son offre ;
  • les notes obtenues à chacun des critères de la consultation par le candidat retenu,
  • les notes obtenues à chacun des critères de la consultation, par le candidat qui fait la demande,
  • le classement de l’offre écartée.
• pour les procédures formalisée uniquement, le délai de suspension avant la signature du contrat (article R2181-3). Si ce délai n’est pas respecté : le juge, saisi dans le cadre d’un référé contractuel, peut prononcer la nullité du marché. En revanche, la mention des voies de recours contre la décision de rejet n’ont pas à figurer dans le courrier.

Il est conseillé de ne pas faire parvenir d’autres informations dans le courrier aux entreprises non retenues (? réponse à demande de précisions).

À noter : l’information du rejet est communiquée sans délai aux candidats concernés (R2181-1).

Documents transmissibles aux candidats non retenus

Le principe

Une communication large au nom du principe de transparence, cependant limitée par l’interdiction d’atteindre le secret industriel et commercial (article L2132-1)

Cela concerne :

• le secret des procédés : informations techniques « sensibles » ;
• les informations économiques et financières : chiffre d’affaires, organigrammes, effectifs… ;
• la stratégie commerciale : prix, remise (sauf marchés non répétitifs) Montages juridico-financier mis en œuvre.

Pas de transmission d’informations concernant les autres candidats non retenus

Liste des principaux documents transmissibles

• le registre d’enregistrement des plis ;
• le rapport d’analyse des offres, sauf mentions concernant les secrets industriels ou commerciaux et mentions concernant les candidats non retenus à occulter ;
  
• le montant global du marché ;
• l’acte d’engagement, sauf informations couvertes par le secret industriel et commercial ;
  
• le mémoire technique, sauf informations couvertes par le secret industriel et commercial ;
  
• les variantes et PSE, sauf celles non retenues ;
  
• la lettre de notification et son AR.

À noter : le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif ne sont pas transmissibles, même si la consultation ne revête pas un caractère répétitif.